L’obligation d’archivage électronique ne doit pas faire oublier la présence des archives papier. Or, que ce soient les unes ou les autres, elles nécessitent une protection particulière. Comment faire quand on est un professionnel ? Nous avons mené l’enquête.
Quels sont les dangers auxquels sont exposées les archives papier ?
Il faut déjà distinguer les informations que les archives comportent et le support papier en tant que telles.
Les entreprises savent que beaucoup de leurs documents intègrent des informations qui peuvent les concerner, ainsi que leurs fournisseurs et leurs clients. Il est donc important de les conserver à l’intérieur de la structure en limitant l’accès aux personnes autorisées.
Le support papier est également une matière fragile qui a de nombreux ennemis. La poussière en premier lieu, liée à l’humidité peut impacter la qualité du papier qui aura tendance à se gondoler rendant l’écriture difficile à déchiffrer. Or, la lisibilité est obligatoire sur ces documents. C’est aussi un impératif pour pouvoir les numériser dans les bonnes conditions, même si des entreprises spécialisées proposent ce type de services entre autres.
Les insectes qui mangent le papier, les départs de feu qui vont réduire en poussière des décennies d’informations, les dégâts des eaux sont autant de risques qu’encourent les archives papier.
Le chef d’entreprise n’a pas toujours la possibilité de leur dédier une pièce saine et quand ce n’est pas le cas, il sait qu’il peut compter sur certaines structures qui peuvent les stocker pour lui, tout en les rendant accessibles à la demande. Protégées de tout, dans des conditions de température et d’hygrométrie optimales, elles sont supprimées de manière définitive quand le moment est venu.
Comment conserver durablement ses archives professionnelles électroniques ?
L’archivage électronique n’est pas si simple à mettre en place. En effet, les structures ont appris qu’elles devaient digitaliser les factures, mais cela n’était bien entendu qu’un avant-goût avant de passer au 100% numérique souhaité par le gouvernement pour les entreprises françaises afin d’augmenter leur compétitivité vis-à-vis des entreprises européennes et mondiales.
Numériser des milliers et des milliers d’archives papier, surtout quand ces dernières n’ont pas bénéficié de conditions de stockage de bonne qualité n’a rien d’évident, ce qui suppose comme dit précédemment, de passer par des machines de pointe.
Le récolement ; c’est-à-dire le tri avant suppression des archives ; n’est pas toujours fait correctement car en fonction de leur nature, les documents ne sont pas gardés pendant le même laps de temps. Cela peut donner lieu à des erreurs, ce qui fait que les entreprises préfèrent entreposer plutôt que de risquer de jeter ou de détruire des documents qui auraient encore une valeur probatoire.
Cette action mais pas seulement peut être externalisée à une société d’archivage. La protection des archives s’envisage alors en sélectionnant le meilleur espace de stockage numérique en fonction des besoins, mais aussi en optant pour une politique d’archivage suffisamment claire et précise pour être adoptée par l’ensemble des salariés.
En effet, créer un archivage électronique n’est pas uniquement du ressort des chefs d’entreprise mais de tous les collaborateurs et tous les services qui sont amenés à émettre et recevoir différentes informations, tout au long de la journée dans le cadre habituel de leur travail.
Des actions de sensibilisation au numérique peuvent être mises en place, afin d’expliquer pourquoi il est important de conserver et de protéger ses archives ; qu’elles se trouvent sous format papier ou digital ; afin que les pratiques s’améliorent dans ce domaine.
Embaucher un archiviste n’est donc pas nécessaire, ce qui peut rassurer un entrepreneur qui ne peut pas supporter ; financièrement parlant ; le coût d’une embauche : il n’aura qu’à payer pour les prestations dont il aura besoin.