Certaines entreprises connaissaient déjà des difficultés à gérer leurs archives papier, par faute de temps. La transition numérique, voulue par le gouvernement, rajoute une obligation : coupler cela à une gestion efficace des archives numériques.
En quoi consiste une gestion dématérialisée ou e-gestion ?
Il est obligatoire de conserver ses archives pendant une durée donnée. Celle-ci n’est pas identique, qu’il s’agisse d’un document commercial ou fiscal. Dans une même catégorie de documents, la valeur probatoire est différente, ce qui augmente le niveau de difficulté, quand un chef d’entreprise souhaite y mettre bon ordre.
Pourtant, mieux vaut ne pas se tromper, car un document supprimé est difficilement remplaçable par l’administration. Or, c’est justement cette dernière, quelle qu’elle soit, qui peut demander à se voir présenter un document, en cas de litige.
Cette gestion papier s’accompagne désormais d’une gestion de ces mêmes documents qui doivent être numérisés pour que l’entreprise se tourne vers la digitalisation ; censée représenter l’avenir du monde entrepreneurial.
Comment arriver à concilier les deux, quand le temps ou les connaissances manquent ? Voilà une des interrogations qu’ont les chefs d’entreprise qui souhaitent se plier à la loi, sans connaitre les moyens de le faire. Les entreprises d’archivage pourraient être la réponse qu’ils attendent.
Archives papiers et numériques : comment faire pour être efficace ?
Afin de ne pas se laisser déborder par ses archives papier, il est important de ne conserver que celles dont la valeur probatoire est encore en cours. Pour ne pas se tromper, il faut savoir s’entourer. C’est notamment pour cette raison que les entrepreneurs n’hésitent plus à externaliser une demande, quand leurs limites de compétences sont atteintes.
En termes d’archivage, passer par des entreprises d’archivage semble logique. Mais que peuvent-elles faire, exactement pour les entreprises ?
Elles vont dans un premier lieu faire le tri de tous ces documents. Même obsolète, un document peut être sensible, car il contient des données personnelles ou professionnelles importantes. Une société d’archivage le sait. C’est pourquoi elle met en place une destruction sécurisée de ces documents.
Ceux qui restent sont patiemment classés pour pouvoir être retrouvés facilement.
C’est précisément lors de cette phase de leur travail qu’il peut sembler opportun de leur déléguer le soin de numériser chaque document et de les ordonner également pour une e-gestion pratique, au quotidien.
Enfin, une fois classés, les documents sont dûment rangés dans la salle des archives ; à moins que l’entrepreneur souhaite gagner en surface utile. Il peut alors demander un transfert de ses archives. Accessibles à tout moment, sur simple demande, les archives papiers sont stockées dans des endroits prévus à cet effet avec des conditions de conservation optimales et sont surveillées en permanence.
Les entreprises d’archivage peuvent également dispenser des formations pour expliquer comment gérer les documents (papiers et dématérialisés), vers quel support se tourner en fonction de l’entreprise et de son mode de fonctionnement usuel.
Si la loi sur la transition numérique est mise en place pour faire gagner du temps et de l’argent aux entreprises françaises, on peut dire que les services proposés par les entreprises d’archivage en font tout autant.